El COVID-19 ha incrementado las demandas de las empresas para implantar las firmas de contratos online. Una solución que reviste las mismas garantías y validez jurídicas que los contratos manuscritos pero que tiene sus propias peculiaridades. Vinculado a dos factores claves en el proceso, la firma y el certificado digital, la firma de contratos online permite transacciones digitales muy presentes en nuestra vida cotidiana como la contratación de seguros o la validación de contratos en sucursales bancarias, asegurando la plena integridad en un proceso ágil y sencillo.
Este post en un extracto del webinar que impartió Hicham Qaissi, profesor del módulo de Transformación Digital en IEN UPM, escuela de negocios, en nuestro ciclo de conferencias sobre diferentes aspectos del mundo de la empresa, la gestión y las finanzas. Si quieres profundizar más sobre el tema, te dejamos el enlace para ver la grabación en su totalidad.
Firma de contratos online y regulación eiDAS
Las firmas manuscritas y las firmas online comparten la misma naturaleza jurídica, asegurar la identidad de las personas y dar validez al consentimiento y aceptación de la información contenida en un documento.
La firma de contratos online está vinculada con la firma electrónica, por la que se identifica al o los firmantes del documento electrónico, dando validez al proceso y asegurando que el individuo es aquel que se supone.
En Europa, la legislación relativa a la firma electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas es el Reglamento Europeo nº 910/2014 de Identificación Digital y Firma Electrónica, eiDAS por sus siglas en inglés electronic Identification, Authentication and trust Services
Proporciona un entorno regulatorio para:
- Firma electrónica simple
- Firma electrónica avanzada
- Firma electrónica cualificada
- Regulación del servicio tercero de confianza
El Reglamento eiDAS pone fin a las diferentes interpretaciones que pudieran tener los contratos ofreciendo un marco regulatorio único para el entorno de la Unión Europea.
Ciclo de vida de la firma online
El tiempo que transcurre desde que nace una firma online hasta que muere y establecer las condiciones y causas de cuándo ocurre es otro de los puntos que se repasaron en el webinar.
Para una persona, que utiliza un programa de certificación de firmas en local, el proceso es más sencillo. Se trata de descargar el contrato por correo electrónico, firmarlo y devolverlo al proveedor que se encargará de su archivado en su SAP o CRM.
Sin embargo, para el uso diario entre clientes / empresas / proveedores el proceso registra más flujos de trabajo.
- Los contratos se envían por FTP o Webservice a cualquier hora del día
- El tercero en confianza recoge todas estas peticiones a través de software en la nube
- Los contratos van acompañados de metadatos
- El contrato una vez firmado y aceptado tiene que permanecer visible para cliente y proveedor durante 5 años
Firma masiva, archivado de contratos, cajas de firmas, contratos internacionales y beneficios de utilizar la firma de contratos online para las empresas fueron el resto de temas que se trataron en este webinar
El módulo de Transformación Digital se imparte en nuestros programas de MBA Executive, y MBA On Campus,
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